Bagian - Bagian Surat dan Penjelasannya

Jenis - jenis surat telah saya jelaskan pada posting lalu dengan judul Jenis - Jenis Surat dan Penjelasannya. Lalu, pada post kali ini, saya akan menjelaskan tentang Bagian - Bagian Surat dan Penjelasannya.

Bagian- bagian surat meliputi :

a. Kepala Surat

Kepala surat berfungsi sebagai identitas diri bagi suatu instansi, yang meliputi

1) Nama instansi,

2) Lambang atau logo instansi,

3) Alamat,

4) Kode pos,

5) Nomor telepon,

6) Nomor faksimile atau e-mail.

b. Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi dan waktu ditulisnya surat. Apabila lokasi penulisan surat sudah sinyatakan dalam kepala surat, maka tempat surat tidak perlu disebutkan lagi.

Contoh:

Medan, 1 Maret 2007

Denpasar, 21 April 2007

24 Oktober 2008

c. Nomor Surat

Nomor surat biasanya meliputi ;

1) Nomor urut penulisan surat,

2) Kode surat,

3) Angka tahun.

Nomor surat disesuaikan atau ditulis berdasarkan ketentuan yang berlaku di dalam instansi yang bersangkutan.

Contoh:

Nomor : 111/OSIS.KS/III/2007

Nomor : 001/Pramk/XI/2007

d. Lampiran

Lampiran merupakan penjelas atau jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.

Contoh:

Lampiran : satu berkas

Lampiran : tiga lembar

e. Hal

Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan surat.

Contoh:

Hal : Undangan Rapat Karang Taruna

Hal : Permohonan Kegiatan Bulan Ramadan

f. Alamat Surat

Ada dua macam alamat, yaitu alamat luar dan alamat dalam.

1) Alamat Luar

Alamat luar adalah alamat yang berada pada sampul surat. Alamat luar harus lengkap dan jelas.

Contoh:

Kepada

Yth. Kepala Sekolah SMA Indah Nusa 2 Ciamis

Jalan Dr. Setiabudhi 229 Ciamis

Contoh:

Kepada

Yth. Ibu Dina Aliamansyah

d.a. SMA Persaudaraan Kebangsaan

Jalan Ir. H. Juanda 21A Bandung

2) Alamat Dalam

Alamat dalam ditulis langsung pada kertas surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat, bahwa dirinyalah yang berhak menerima surat itu. Penulisan alamat dalam surat tidak perlu didahului kata kepada.

Contoh:

Yth. Kepada Sekolah SMA Indah Nusa 2 Ciamis

Jalan Dr. Setiabudhi 229 Ciamis

Contoh:

Yth. Ibu Dina Aliamansyah

d.a. SMA Persaudaraan Kebangsaan

Jalan Ir. H. Juanda 21A Bandung

g. Salam Pembuka

Salam pembuka lazim digunakan dalam surat pribadi. Penulisan salam pembuka dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Contoh:

Dengan hormat,

Salam Pramuka,

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,

h. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat. Hal ini karena bagian tersebut merupakan wadah dari segala persoalan yang hendak disampaiakan penulisnya.

Isi surat dinas terbagi atas tiga bagian, yaitu :

1) Alinea Pembuka

Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan atas pokok persoalan yang hendak disampaikan.

Contoh:

a) Dengan ini kami beritahukan bahwa . . . . 

b) Dengan ini kami menyatakan bahwa . . . .

2) Alinea Isi

Alinea isi merupakan tempat menampung maksud- maksud pokok dari penulis surat. Bagian isi bisa lebih dari satu alinea. Setiap  alineanya menyatakan satu maksud atau pesan- pesan pokok.

3) Alinea Penutup

Alinea penutup umumnya berisi ucapan terima kasih atau ungkapan pengharapan.

Contoh:

a) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

b) Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara kami.

i. Salam Penutup 

Salam penutup yang biasa digunakan adalah hormat saya, hormat kami, salam kami, atau wasalam.

j. Nama Jelas Pengirim dan Tanda Tangan

Pengirim surat adalah pihak yang menulis atau yang menyampaikan surat.

Contoh:

Ketua OSIS,

Ttd.

Dina Apriliani

Contoh:

Kepala sekolah,

Ttd.

Dra. Fitriani Alamsyah, M.Pd.

NIP 1511288001

k. Tembusan

Penulisan bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain yang mendapatkan surat tersebut.

Contoh:

Tembusan:

1. Kepala SMAN 3 Ciamis

2. Pembina OSIS SMAN 3 Ciamis